Aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

Stefna Almenna leigufélagsins ehf. um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

Almenna leigufélagið ehf. (AL) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika viðskiptamanna sinna og kortleggja áhættu í starfsemi félagsins með hliðsjón af ákvæðum laga nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Stefna þessi nær til allrar starfsemi félagsins í þeim tilfellum þar sem það telst tilkynningarskyldur aðili í skilningi 1. mgr. 3. gr., sbr. 1. mgr. 2. gr. laganna og sinnir viðskiptum eða öðrum aðgerðum sem falla undir gildissvið laganna.

  1. Tilgangur og lagaskylda

Félagið leggur áherslu að uppfylla í hvívetna ákvæði laga og er stefna þessi byggð á lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Markmið laganna er að koma í veg fyrir peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka með því að skylda aðila sem stunda starfsemi er kann að verða notuð til peningaþvættis eða fjármögnunar hryðjuverka til að þekkja deili á viðskiptamönnum sínum og starfsemi þeirra og tilkynna um það til lögbærra yfirvalda vakni grunur um eða verði þeir varir við slíka ólögmæta starfsemi.

Starfssvið félaga í leigurekstri hefur verið skilgreint meðal þeirra sem kunna að verða notuð í slíkum tilgangi og ber AL því að hlíta nánar tilgreindum ákvæðum laganna.

2. Aðgerðir á grundvelli laganna

AL hefur látið framkvæma áhættumat á rekstri sínum og viðskiptum á grundvelli 5. gr. laganna, en matið er endurnýjað á tveggja ára fresti. AL framkvæmir auk þess áreiðanleikakannanir á viðskiptamönnum sínum eftir því sem við á á grundvelli III. kafla laganna. Þá hefur AL skipað ábyrgðarmann á grundvelli 34. gr. laganna.

3. Áhættumat

AL hefur látið framkvæma áhættumat á rekstri sínum og viðskiptum í samræmi við 5. gr. laganna. Matið var framkvæmt af óháðum, utanaðkomandi aðila og var því lokið á árinu 2019. Áhættumatið verður uppfært ekki síðar en árið 2021 og hefur AL innleitt verkferla sem tryggja að því verði sinnt, ásamt öðrum skyldum sem lögin leggja á félagið.

4. Áreiðanleikakannanir

AL framkvæmir áreiðanleikakannanir í samræmi við III. kafla laganna í þeim tilvikum sem talin eru í 8. gr. Í starfsemi AL er a-liður 1. mgr. 8. gr. laganna sérstaklega raunhæfur, þar sem félagið stofnar reglulega til nýrra viðvarandi samningssambanda í skilningi ákvæðisins. Á það við í upphafi leigusambands við viðskiptavini, en auk þess í þeim tilfellum þar sem AL sinnir umsýslu fyrir leigusala.

Ferlið er ólíkt eftir því hvort viðskiptamenn AL eru einstaklingar eða lögaðilar.

Í tilfelli einstaklinga er óskað eftir nánar tilgreindum upplýsingum sem AL telur nauðsynlegar til að hefja viðskiptasamband, sbr. nánari lýsingu í persónuverndarstefnu félagsins. Auk þeirra upplýsinga er einstaklingum gert að framvísa viðurkenndum persónuskilríkjum í samræmi við a-lið 1. mgr. 10. gr. laganna. Afrit er tekið af skilríkjum og varðveitt í samræmi við 1. mgr. 28. gr. laganna.

Í tilfelli lögaðila er þeim gert að veita, auk þeirra upplýsinga sem AL telur nauðsynlegar til að hefja viðskiptasamband, upplýsingar úr fyrirtækjaskrá ríkisskattstjóra eða sambærilegri opinberri skrá með heiti, heimilisfangi og kennitölu eða sambærilegum upplýsingum til að sanna á sér deili, í samræmi við ákvæði b-liðar 1. mgr. 10. gr. laganna. Þá er fyrirsvarsmanni lögaðila gert að sanna á sér deili með framvísun viðurkenndra persónuskilríkja í samræmi við sama ákvæði, sbr. og a-lið 1. mgr. 10. gr. laganna. Afrit er tekið af framangreindum gögnum og varðveitt í samræmi við 1. mgr. 28. gr. laganna.

5. Ábyrgðarmaður

AL hefur tilnefnt ábyrgðarmann í samræmi við ákvæði 34. gr. laganna. Ábyrgðarmaður annast tilkynningar í samræmi við 21. gr. laganna auk annarra samskipta við skrifstofu fjármálagreininga lögreglu eftir því sem við á og hefur auk þess skilyrðislausan aðgang að áreiðanleikakönnun viðskiptamanna, viðskiptum eða beiðnum um viðskipti auk annarra nauðsynlegra gagna.

Ábyrgðarmaður AL er María Björk Einarsdóttir, framkvæmdastjóri félagsins.

6. Persónuvernd

AL leggur mikla áherslu á ítrustu fylgni við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og hefur sett sér ítarlega persónuverndarstefnu sem birt er opinberlega á vefsvæði félagsins. Öll vinna AL sem lýst er í framangreindum ákvæðum tekur mið af því að ákvæðum persónuverndarlaga og persónuverndarstefnu AL sé fylgt.

Til þess ber að líta að 28. gr. laga nr. 140/2018 gerir ráð fyrir varðveislu gagna og upplýsinga og sinnir AL skyldum sínum á grundvelli ákvæðisins. Er þess þó gætt að safna ekki gögnum eða varðveita þau í meiri mæli en ákvæði laganna gera ráð fyrir.

Frekari upplýsingar um vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga hjá AL má nálgast í persónuverndarstefnu félagsins.

7. Verklag og innri reglur

Framangreind upptalning er ekki tæmandi um aðgerðir af hálfu AL á grundvelli laganna. Þannig gætir félagið að því að öllum öðrum skyldum sem lagðar eru á félagið sé sinnt eftir því sem við á. Félagið hefur sett sér verklagsreglur um framkvæmd framangreindra aðgerða og fylgni við lögin að öðru leyti, sem starfsfólki eru kynntar ítarlega. Þá veitir lögfræðingur félagsins starfsfólki ráðgjöf og fræðslu um efni laganna eftir því sem við á.

8. Samskipti við félagið

Hafa má beint samband félagið ef spurningar vakna um stefnu þessa eða aðgerðir félagsins á grundvelli laga nr. 140/2018. Samskiptaupplýsingar um félagið eru sem hér segir:

Almenna leigufélagið ehf.

kt. 611013-0350

Suðurlandsbraut 30

108 Reykjavík

al@al.is

9. Endurskoðun

Félagið getur frá einum tíma til annars breytt stefnuu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða lagaumhverfi að öðru leyti. Stefnan er endurskoðuð eftir því sem þurfa þykir að mati félagsstjórnar.

Þessi stefna var sett og samþykkt af stjórn þann 23. janúar 2020.