Stjórnarhættir

Stjórnarháttayfirlýsing Almenna leigufélagins 2020

Yfirlýsing Almenna leigufélagsins ehf., kt. 611013-0350, (hér eftir „félagið“) um stjórnarhætti er útbúin með hliðsjón af lögum nr. 138/1994 um einkahlutafélög, lögum nr. 3/2006 um ársreikninga og leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja, sem nálgast má á vefnum www.leidbeiningar.is. Félagið hefur gefið út skuldabréf sem tekin hafa verið til viðskipta á Aðalmarkaði Kauphallarinnar og fellur því undir upplýsingaskyldu útgefanda skv. lögum nr. 108/2007 um verðbréfaviðskipti. Ekki hefur verið úrskurðað um nein brot félagsins á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og/eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað.

Stjórnarháttayfirlýsing þessi er útbúin með það að markmiði að auka gagnsæi og traust gagnvart hluthöfum, starfsmönnum og öllum öðrum þeim sem hafa hagsmuni af starfsemi félagsins. Þá er hún til þess fallin að auka upplýsingaflæði, ýta undir aðhald og bæta orðstír og trúverðugleika félagsins. Félagið víkur frá fyrrnefndum leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja hvað varðar tilnefningarnefnd, sbr. ákvæði 1.5. Hluthafasamsetning í Almenna leigufélaginu er sem stendur með þeim hætti að ekki þykir nauðsynlegt að starfrækja tilnefningarnefnd. Allt hlutafé félagsins er í eigu eins aðila og hefur ekki verið talið tilefni til þess að birta upplýsingar um tímasetningu hluthafafunda á vefsíðu félagsins, sbr. ákvæði 1.1.2.

Stjórn

Stjórn Almenna leigufélagsins skipa fimm stjórnarmenn, sem kosnir eru á aðalfundi til eins árs í senn. Frá 10. október 2019 skipa eftirtaldir aðilar stjórn Almenna leigufélagsins:

Anna Rut Ágústsdóttir, stjórnarformaður

Anna Rut hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Anna Rut lauk B.Sc. prófi í viðskiptafræði frá Háskólanum í Reykjavík árið 2007 og MCF í fjármálum fyrirtækja frá Háskólanum í Reykjavík árið 2016. Jafnframt lauk hún prófi í verðbréfaviðskiptum á árinu 2008. Frá árinu 2017 hefur Anna Rut starfað hjá Kviku banka hf. sem forstöðumaður á skrifstofu forstjóra og frá árinu 2009 hefur hún einnig gegnt hlutastarfi í eignaumsýslu ALMC hf. Á tímabilinu 2012-2015 vann hún í áhættustýringu hjá Straumi fjárfestingabanka hf. og hjá Kviku banka hf. sem forstöðumaður viðskiptatengsla á tímabilinu 2015-2017. Anna Rut tók sæti í stjórn GAMMA Capital Management hf. 2019.

Ásgeir Baldurs

Ásgeir hefur setið í stjórn félagsins frá því í ágúst 2019. Ásgeir lauk B.Sc. prófi í Business Administration frá háskólanum Johnson & Wales á árinu 1994 og prófi í Master of Business Administration frá Háskóla Íslands á árinu 2004. Ásgeir starfaði hjá Vátryggingafélagi Íslands frá árinu 2000 til 2007, þar af sem forstjóri milli 2006 og 2007. Þá starfaði hann sem framkvæmdastjóri eignarhaldsfélagsins Spectors milli 2008 og 2013 og var ráðgjafi og eigandi hjá Expectus ráðgjöf á árunum frá 2009 til 2015. Ásgeir hóf störf hjá Kviku banka 2015, fyrst í fyrirtækjaráðgjöf, en starfaði svo sem forstöðumaður sérhæfðra fjárfestinga frá 2016. Frá árinu 2019 hefur hann svo starfað sem fjárfestingastjóri hjá GAMMA Capital Management. Hann situr í stjórnum nokkurra félaga í tengslum við störf sín hjá GAMMA.

Edda Lára Lúðvígsdóttir

Edda Lára hefur setið í stjórn félagsins frá því í apríl 2020. Edda Lára er sjóðstjóri hjá GAMMA Capital Management hf. Hún hefur víðtæka reynslu úr fjármálageiranum og situr í stjórnum nokkurra félaga. Edda Lára starfaði lengi í fyrirtækjaráðgjöf og á fyrirtækjasviði Íslandsbanka auk skuldsettrar fjármögnunar hjá Glitni. Edda Lára er viðskiptafræðingur með M.Sc. gráðu í fjármálum fyrirtækja frá Háskólanum í Reykjavík og hefur lokið prófi í verðbréfaviðskiptum.

Einar Sigurðsson

Einar hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Einar lauk BA prófi í Stjórnmálafræði frá Háskóla Íslands á árinu 2004 og prófi í Master of Business Administration frá Babson Háskóla í Bandaríkjunum 2014. Einar situr í stjórnum ýmissa félaga, en hann hefur m.a. setið í stjórn Ísfélags Vestmannaeyja frá 2012, stjórn ÍSAM ehf. frá 2014, og stjórn Evu Consortium ehf. frá 2015.

Sigurjón Pálsson

Sigurjón Pálsson hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Sigurjón lauk C.Sc. prófi í Umhverfis- og byggingarverkfræði frá Háskóla Íslands 1996, M.Sc. prófi í Construction Management frá Konunglega tækniháskólanum í Svíþjóð 1999 og M. Eng. í Logistics and Supply Chain Management frá MIT 2005. Hann er löggiltur verðbréfamiðlari síðan 2007. Sigurjón starfaði hjá Arion banka á árunum 2009-2011 sem forstöðumaður fyrirtækjalausna og á árunum 2011-2017 sem framkvæmdastjóri rekstrarsviðs. Sigurjón er framkvæmdastjóri og einn stofnenda PayAnalytics. Hann situr í stjórn Stoða, en hann gegndi stjórnarformennsku í félaginu milli 2014 og 2017, og er í tilnefningarnefnd Regins.

Stjórnarmenn félagsins búa yfir fjölbreyttri menntun og þekkingu. Þá búa stjórnarmenn yfir víðtækri reynslu á sviði stjórnunar, reksturs, fjárfestinga og fasteigna. Allt hlutafé félagsins er í eigu fagfjárfestasjóðsins Almenna leigufélagsins eignarhaldssjóðs (ALE) sem er í rekstri GAMMA Capital Management hf. Meirihluti stjórnarmanna félagsins telst óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess í skilningi leiðbeininga Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka Atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja. Þá teljast tveir af fimm stjórnarmönnum félagsins, Einar Sigurðsson og Sigurjón Pálsson, óháðir Almenna leigufélaginu eignarhaldssjóði og GAMMA Capital Management hf. og þar með óháðir stórum hluthöfum félagsins í skilningi fyrrgreindra leiðbeininga.

Stjórn hefur sett sér skriflegar starfsreglur sem skilgreina hlutverk og ábyrgð stjórnar. Í starfsreglum er meðal annars kveðið á um verksvið stjórnar og stjórnarformanns, boðun og tíðni stjórnarfunda, framkvæmd og fundarsköp, undirnefndir stjórnar, innra eftirlit og árangursmat. Gildandi starfsreglur voru samþykktar þann 28. nóvember 2019 og eru þær aðgengilegar á vef félagsins.

Stjórn fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli hluthafafunda samkvæmt lögum, reglum og samþykktum félagsins. Stjórn ber að sinna eftirlitshlutverki með starfsemi félagsins og koma á virku kerfi innra eftirlits. Stjórn sér um, í samvinnu við framkvæmdastjóra, að móta stefnu félagsins og skilgreina áhættuviðmið þess. Óvenjuleg eða mikilsháttar mál í rekstri félagsins eiga undir verkefni stjórnar.

Stjórn hefur skipað eina undirnefnd, endurskoðunarnefnd. Starfsreglur endurskoðunarnefndar má nálgast á vef félagsins, www.al.is.

Endurskoðunarnefnd

Endurskoðunarnefnd Almenna leigufélagsins var kjörin á stjórnarfundi 30. apríl 2020. Í nefndinni sitja Guðmundur Frímannsson, formaður nefndarinnar og löggiltur endurskoðandi, Anna Rut Ágústsdóttir, stjórnarformaður og Edda Lára Lúðvígsdóttir stjórnarmaður. Samkvæmt starfsreglum endurskoðunarnefndar skulu nefndarmenn vera þrír einstaklingar óháðir endurskoðanda félagsins. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og skulu framkvæmdastjóri félagsins og aðrir stjórnendur þess ekki eiga sæti í nefndinni. Formanni nefndarinnar ber að boða nefndarmenn á fundi ef einhver nefndarmanna, stjórnarformaður félagsins, endurskoðandi eða framkvæmdastjóri krefst þess.

Stjórnarfundir og fundir undirnefnda

Á árinu 2019 voru haldnir 18 stjórnarfundir, þar af þrír með aðstoð rafrænna miðla sbr. heimild í 3. mgr. 46. gr. laga nr. 138/1994 um einkahlutafélög. Fundir endurskoðunarnefndar voru þrír. Meirihluti stjórnarmanna voru viðstaddir alla fundi tímabilsins, eða tóku eftir atvikum þátt í þeim með aðstoð rafrænna miðla.

Árangursmat stjórnar

Samkvæmt starfsáætlun stjórnar er árangursmat á dagskrá í apríl 2020, en matið verður unnið í samræmi við starfsreglur stjórnar. Árangursmat stjórnar var síðast framkvæmt á stjórnarfundi þann 24. maí 2019.

Framkvæmdastjóri

María Björk Einarsdóttir er framkvæmdastjóri félagsins og stýrir daglegum rekstri þess í umboði stjórnar. María er fædd árið 1989 og er með B.Sc. í rekstarverkfræði frá Háskólanum í Reykjavík, frá árinu 2012. Á árunum 2012-2013, starfaði María sem ráðgjafi hjá Íslandsbanka hf. Í kjölfarið hóf hún störf hjá GAMMA Capital Management hf., sem starfsmaður við sérhæfðar fjárfestingar. Á árinu 2014 var María ráðinn framkvæmdastjóri Almenna leigufélagsins og hefur því stýrt félaginu frá því það hóf starfsemi. María á enga hluti í félaginu og engir kaupréttarsamningar hafa verið gerðir við hana.

Dótturfélög Almenna leigufélagsins eru ellefu talsins. Stjórnir þeirra eru skipaðar einum stjórnarmanni, Maríu Björk Einarsdóttur, framkvæmdastjóra Almenna leigufélagsins.

Samfélagsleg ábyrgð og siðferðisviðmið

Félagið hefur sett sér upplýsingastefnu, fjárfestingastefnu og áhættustefnu. Þá hefur verið sett stefna um samfélagslega ábyrgð. Stjórn félagsins er meðvituð um samfélagslegt og kerfislægt mikilvægi starfsemi félagsins og leggur mikla áherslu á að félagið starfi með hagsmuni samfélagsins að leiðarljósi. Samfélagsstefna félagsins var samþykkt af stjórn þann 28.3.2019 og er markmið hennar að félagið sé virkur þáttakandi í uppbyggingu á faglegum og öruggum leigumarkaði á Íslandi. Meðal þeirra aðgerða sem félagið beitir til þess að ná því markmiði er að stuðla að og kosta fræðslu meðal almennings um réttindi leigutaka og skyldur leigusala. Með því að vinna eftir vel skilgreindum verklagsreglum, sem eru sífellt til endurskoðunar, er tryggt að öll samskipti við leigutaka einkennist af formfestu og fagmennsku. Þannig vill félagið vera fyrirmynd fyrir aðra leigusala á markaði þegar kemur að vönduðum vinnubrögðum. Aðrir þættir sem fjallað er um í samfélagsstefnu félagsins eru meðal annars jafnréttismál, umhverfismál og mannauðsmál. Framangreindar stefnur má nálgast á vefsíðu félagsins, www.al.is.

Innra eftirlit og áhættustýring

Stjórn og framkvæmdastjóri hafa komið á innra eftirliti og áhættustýringu með starfsemi félagsins. Með innra eftirliti er leitast við að auka skilvirkni í starfseminni og stuðla að því að árangur náist í samræmi við markmið félagsins. Áhættustýringu er ætlað að auka öryggi í rekstri félagsins. Henni er ætlað að skilgreina áhættu í rekstri félagsins, setja viðmið um áhættutöku og hafa eftirlit með henni. Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins og áhættustýringu. Í því felst meðal annars að fyrirkomulag innra eftirlits sé formlegt, skjalfest og að virkni þess sé sannreynd reglulega.

Verkferlar hafa verið settir upp innan félagsins auk reglna um aðgreiningu starfa. Þá hafa jafnframt verið settar verklagsreglur sem eiga að tryggja eftirlit með tekjuskráningu, rekstrarkostnaði auk fleiri liða sem áhrif hafa á rekstur Almenna leigufélagsins. Mánaðarleg uppgjör eru unnin og lögð fyrir stjórn. Greining áhættuþátta er endurskoðuð reglulega og metið hvort tilefni er til þess að bregðast við breytingum ef orðið hafa. Ekki er starfandi innri endurskoðandi hjá félaginu. Endurskoðendur eru kjörnir á aðalfundi félagsins til eins árs í senn. Endurskoðun ársreiknings félagsins er í samræmi við alþjóðlega endurskoðunarstaðla. Endurskoðendur hafa aðgang að öllum þeim upplýsingum um rekstur og bókhald félagsins sem þeir kunna að óska. Árlega er sérstök endurskoðunarskýrsla, unnin af endurskoðendum félagsins, lögð fyrir stjórn. Regluvörður félagsins er Hersir Aron Ólafsson. Staðgengill regluvarðar er María Björk Einarsdóttir. Regluvörður hefur umsjón með að reglum um meðferð innherja upplýsinga og viðskipti innherja sé framfylgt.

Samskipti hluthafa og stjórnar

Hluthafi fer með æðsta vald í málefnum Almenna leigufélagsins í samræmi við lög og samþykktir félagsins. Samskipti hluthafa og stjórnar fara fram á hluthafafundum. Það er stjórnarformaður sem ber ábyrgð á samskiptum við hluthafa. Stjórnarmenn eru sjálfstæðir í störfum sínum og taka ekki við fyrirmælum beint frá hluthafa félagsins eða öðrum hagsmunaaðilum.

Stjórn hefur yfirfarið og samþykkt stjórnarháttayfirlýsingu þessa þann 23. janúar 2020.