Alma íbúðafélag | Stjórnháttaryfirlýsing

Stjórnarháttayfirlýsing

Stjórnarháttayfirlýsing Ölmu íbúðafélags hf. 2020

Yfirlýsing Ölmu íbúðafélags hf., kt. 611013-0350, (hér eftir „félagið“) um stjórnarhætti er útbúin með hliðsjón af lögum um hlutafélög, lögum nr. 3/2006 um ársreikninga og leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja, sem nálgast má á vefnum www.leidbeiningar.is. Félagið hefur gefið út skuldabréf sem tekin hafa verið til viðskipta á Aðalmarkaði Kauphallarinnar og fellur því undir upplýsingaskyldu útgefanda skv. lögum nr. 108/2007 um verðbréfaviðskipti. Ekki hefur verið úrskurðað um nein brot félagsins á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og/eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað.

Stjórnarháttayfirlýsing þessi er útbúin með það að markmiði að auka gagnsæi og traust gagnvart hluthöfum, starfsmönnum og öllum öðrum þeim sem hafa hagsmuni af starfsemi félagsins. Þá er hún til þess fallin að auka upplýsingaflæði, ýta undir aðhald og bæta orðstír og trúverðugleika félagsins. Félagið víkur frá fyrrnefndum leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja hvað varðar tilnefningarnefnd, sbr. ákvæði 1.5. Hluthafasamsetning í félaginu er sem stendur með þeim hætti að ekki þykir nauðsynlegt að starfrækja tilnefningarnefnd. Allt hlutafé félagsins er í eigu tveggja aðila og hefur ekki verið talið tilefni til þess að birta upplýsingar um tímasetningu hluthafafunda á vefsíðu félagsins, sbr. ákvæði 1.1.2.

Stjórn

Stjórn Ölmu íbúðafélags skipa fjórir stjórnarmenn, sem kosnir eru á aðalfundi til eins árs í senn. Frá 29. janúar 2021 skipa eftirtaldir aðilar stjórn félagsins:

Anna Rut Ágústsdóttir, stjórnarformaður

Anna Rut hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Anna Rut er forstöðumaður fjármála og rekstrar Kviku eignastýringar hf. Hún hefur starfað innan Kviku samstæðunnar frá árinu 2007. Anna Rut var forstöðumaður á skrifstofu forstjóra Kviku frá 2017-2019, forstöðumaður viðskiptatengsla Kviku frá 2015-2017 og forstöðumaður útlánaáhættu Straums fjárfestingabanka hf. frá 2011-2015. Auk þess hefur Anna Rut komið að ýmsum verkefnum á sviði útlána, fyrirtækjaráðgjafar, eignaumsýslu og fjármála. Anna Rut hefur setið í stjórnum rekstrarfélaga verðbréfasjóða í nokkur ár, þ.e. GAMMA Capital Management hf. 2019-2020 og Akta sjóða hf. 2016-2019. Anna Rut er með B.Sc. próf í viðskiptafræði og MCF gráðu í fjármálum fyrirtækja frá Háskólanum í Reykjavík og hefur lokið prófi í verðbréfaviðskiptum. Anna Rut situr í stjórn GARP fjárfestinga ehf., RAMP ehf., Eddu slhf. og Ness Þróunarfélags GP ehf. Anna á engin sérstök hagsmunatengsl við helstu viðskipta- eða samkeppnisaðila útgefanda.

Ásgeir Baldurs

Ásgeir hefur setið í stjórn félagsins frá því í ágúst 2019. Ásgeir lauk B.Sc. prófi í Business Administration frá háskólanum Johnson & Wales á árinu 1994 og prófi í Master of Business Administration frá Háskóla Íslands á árinu 2004. Ásgeir starfaði hjá Vátryggingafélagi Íslands frá árinu 2000 til 2007, þar af sem forstjóri milli 2006 og 2007. Þá starfaði hann sem framkvæmdastjóri eignarhaldsfélagsins Spectors milli 2008 og 2013 og var ráðgjafi og eigandi hjá Expectus ráðgjöf á árunum frá 2009 til 2015. Ásgeir hóf störf hjá Kviku banka 2015, fyrst í fyrirtækjaráðgjöf, en starfaði svo sem forstöðumaður sérhæfðra fjárfestinga frá 2016. Frá árinu 2019 hefur hann svo starfað sem fjárfestingastjóri hjá GAMMA Capital Management. Hann situr í stjórnum nokkurra félaga í tengslum við störf sín hjá GAMMA.

Einar Sigurðsson

Einar hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Einar lauk BA prófi í Stjórnmálafræði frá Háskóla Íslands á árinu 2004 og prófi í Master of Business Administration frá Babson Háskóla í Bandaríkjunum 2014. Einar situr í stjórnum ýmissa félaga, en hann hefur m.a. setið í stjórn Ísfélags Vestmannaeyja frá 2012 og stjórn ÍSAM ehf. frá 2014.

Sigurjón Pálsson

Sigurjón Pálsson hefur setið í stjórn félagsins frá því í október 2019. Sigurjón lauk C.Sc. prófi í Umhverfis- og byggingarverkfræði frá Háskóla Íslands 1996, M.Sc. prófi í Construction Management frá Konunglega tækniháskólanum í Svíþjóð 1999 og M. Eng. í Logistics and Supply Chain Management frá MIT 2005. Hann er löggiltur verðbréfamiðlari síðan 2007. Sigurjón starfaði hjá Arion banka á árunum 2009-2011 sem forstöðumaður fyrirtækjalausna og á árunum 2011-2017 sem framkvæmdastjóri rekstrarsviðs. Sigurjón er framkvæmdastjóri og einn stofnenda PayAnalytics. Hann situr í stjórn Stoða, en hann gegndi stjórnarformennsku í félaginu milli 2014 og 2017, og er í tilnefningarnefnd Regins. Sigurjón á engin sérstök hagsmunatengsl við helstu viðskipta- eða samkeppnisaðila útgefanda.

Stjórnarmenn félagsins búa yfir fjölbreyttri menntun og þekkingu. Þá búa stjórnarmenn yfir víðtækri reynslu á sviði stjórnunar, reksturs, fjárfestinga og fasteigna. Allt hlutafé félagsins utan eins hlutar er í eigu fagfjárfestasjóðsins Almenna leigufélagsins eignarhaldssjóðs (ALE) sem er í rekstri GAMMA Capital Management hf. Meirihluti stjórnarmanna félagsins telst óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess í skilningi leiðbeininga Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka Atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja. Þá teljast tveir af fimm stjórnarmönnum félagsins, Einar Sigurðsson og Sigurjón Pálsson, óháðir Almenna leigufélaginu eignarhaldssjóði og GAMMA Capital Management hf. og þar með óháðir stórum hluthöfum félagsins í skilningi fyrrgreindra leiðbeininga.

Stjórn hefur sett sér skriflegar starfsreglur sem skilgreina hlutverk og ábyrgð stjórnar. Í starfsreglum er meðal annars kveðið á um verksvið stjórnar og stjórnarformanns, boðun og tíðni stjórnarfunda, framkvæmd og fundarsköp, undirnefndir stjórnar, innra eftirlit og árangursmat. Gildandi starfsreglur voru samþykktar þann 29. júní 2020 og eru þær aðgengilegar á vef félagsins.

Stjórn fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli hluthafafunda samkvæmt lögum, reglum og samþykktum félagsins. Stjórn ber að sinna eftirlitshlutverki með starfsemi félagsins og koma á virku kerfi innra eftirlits. Stjórn sér um, í samvinnu við framkvæmdastjóra, að móta stefnu félagsins og skilgreina áhættuviðmið þess. Óvenjuleg eða mikilsháttar mál í rekstri félagsins eiga undir verkefni stjórnar.

Stjórn hefur skipað tvær undirnefndir, endurskoðunarnefnd og starfskjaranefnd. Starfsreglur endurskoðunarnefndar má nálgast á vef félagsins, www.al.is.

Endurskoðunarnefnd

Endurskoðunarnefnd Ölmu íbúðafélags var kjörin á stjórnarfundi 30. apríl 2020. Í nefndinni sitja Guðmundur Frímannsson, formaður nefndarinnar og löggiltur endurskoðandi, Anna Rut Ágústsdóttir, stjórnarformaður og Edda Lára Lúðvígsdóttir stjórnarmaður. Samkvæmt starfsreglum endurskoðunarnefndar skulu nefndarmenn vera þrír einstaklingar óháðir endurskoðanda félagsins. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og skulu framkvæmdastjóri félagsins og aðrir stjórnendur þess ekki eiga sæti í nefndinni. Formanni nefndarinnar ber að boða nefndarmenn á fundi ef einhver nefndarmanna, stjórnarformaður félagsins, endurskoðandi eða framkvæmdastjóri krefst þess.

Stjórnarfundir og fundir undirnefnda

Á árinu 2019 voru haldnir 18 stjórnarfundir, þar af þrír með notkun rafrænna miðla. Fundir endurskoðunarnefndar voru þrír. Meirihluti stjórnarmanna voru viðstaddir alla fundi tímabilsins, eða tóku eftir atvikum þátt í þeim með notkun rafrænna miðla.

Árangursmat stjórnar

Samkvæmt starfsáætlun stjórnar er árangursmat á dagskrá í apríl 2021, en matið verður unnið í samræmi við starfsreglur stjórnar. Árangursmat stjórnar var síðast framkvæmt á stjórnarfundi þann 27. ágúst 2020.

Framkvæmdastjóri

María Björk Einarsdóttir er framkvæmdastjóri félagsins og stýrir daglegum rekstri þess í umboði stjórnar. María er fædd árið 1989 og er með B.Sc. í rekstarverkfræði frá Háskólanum í Reykjavík, frá árinu 2012. Á árunum 2012-2013, starfaði María sem ráðgjafi hjá Íslandsbanka hf. Í kjölfarið hóf hún störf hjá GAMMA Capital Management hf., sem starfsmaður við sérhæfðar fjárfestingar. Á árinu 2014 var María ráðinn framkvæmdastjóri Ölmu íbúðafélags og hefur því stýrt félaginu frá því það hóf starfsemi. María á enga hluti í félaginu og engir kaupréttarsamningar hafa verið gerðir við hana.

Dótturfélög Ölmu íbúðafélags eru ellefu talsins. Stjórnir þeirra eru skipaðar einum stjórnarmanni, Maríu Björk Einarsdóttur, framkvæmdastjóra Ölmu íbúðafélags.

Samfélagsleg ábyrgð og siðferðisviðmið

Félagið hefur sett sér upplýsingastefnu, fjárfestingastefnu og áhættustefnu. Þá hefur verið sett stefna um samfélagslega ábyrgð. Stjórn félagsins er meðvituð um samfélagslegt og kerfislægt mikilvægi starfsemi félagsins og leggur mikla áherslu á að félagið starfi með hagsmuni samfélagsins að leiðarljósi. Samfélagsstefna félagsins var samþykkt af stjórn þann 28.2.2020 og er markmið hennar að félagið sé virkur þáttakandi í uppbyggingu á faglegum og öruggum leigumarkaði á Íslandi. Meðal þeirra aðgerða sem félagið beitir til þess að ná því markmiði er að stuðla að og kosta fræðslu meðal almennings um réttindi leigutaka og skyldur leigusala. Með því að vinna eftir vel skilgreindum verklagsreglum, sem eru sífellt til endurskoðunar, er tryggt að öll samskipti við leigutaka einkennist af formfestu og fagmennsku. Þannig vill félagið vera fyrirmynd fyrir aðra leigusala á markaði þegar kemur að vönduðum vinnubrögðum. Aðrir þættir sem fjallað er um í samfélagsstefnu félagsins eru meðal annars jafnréttismál, umhverfismál og mannauðsmál. Framangreindar stefnur má nálgast á vefsíðu félagsins, www.al.is.

Innra eftirlit og áhættustýring

Stjórn og framkvæmdastjóri hafa komið á innra eftirliti og áhættustýringu með starfsemi félagsins. Með innra eftirliti er leitast við að auka skilvirkni í starfseminni og stuðla að því að árangur náist í samræmi við markmið félagsins. Áhættustýringu er ætlað að auka öryggi í rekstri félagsins. Henni er ætlað að skilgreina áhættu í rekstri félagsins, setja viðmið um áhættutöku og hafa eftirlit með henni. Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins og áhættustýringu. Í því felst meðal annars að fyrirkomulag innra eftirlits sé formlegt, skjalfest og að virkni þess sé sannreynd reglulega.

Verkferlar hafa verið settir upp innan félagsins auk reglna um aðgreiningu starfa. Þá hafa jafnframt verið settar verklagsreglur sem eiga að tryggja eftirlit með tekjuskráningu, rekstrarkostnaði auk fleiri liða sem áhrif hafa á rekstur Ölmu íbúðafélags. Mánaðarleg uppgjör eru unnin og lögð fyrir stjórn. Greining áhættuþátta er endurskoðuð reglulega og metið hvort tilefni er til þess að bregðast við breytingum ef orðið hafa. Ekki er starfandi innri endurskoðandi hjá félaginu. Endurskoðendur eru kjörnir á aðalfundi félagsins til eins árs í senn. Endurskoðun ársreiknings félagsins er í samræmi við alþjóðlega endurskoðunarstaðla. Endurskoðendur hafa aðgang að öllum þeim upplýsingum um rekstur og bókhald félagsins sem þeir kunna að óska. Árlega er sérstök endurskoðunarskýrsla, unnin af endurskoðendum félagsins, lögð fyrir stjórn. Regluvörður félagsins er Valeria Rivina. Staðgengill regluvarðar er María Björk Einarsdóttir. Regluvörður hefur umsjón með að reglum um meðferð innherja upplýsinga og viðskipti innherja sé framfylgt.

Samskipti hluthafa og stjórnar

Hluthafi fer með æðsta vald í málefnum Ölmu íbúðafélags í samræmi við lög og samþykktir félagsins. Samskipti hluthafa og stjórnar fara fram á hluthafafundum. Það er stjórnarformaður sem ber ábyrgð á samskiptum við hluthafa. Stjórnarmenn eru sjálfstæðir í störfum sínum og taka ekki við fyrirmælum beint frá hluthafa félagsins eða öðrum hagsmunaaðilum.