Persónuverndarstefna

Alma hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem félagið safnar um viðskiptavini sína. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa viðskiptavini og þá sem sækja um íbúð hjá félaginu um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini félagsins og þeirra sem sækja um leiguíbúð hjá félaginu. Í stefnu þessari er jafnframt vísað til viðskiptavina sem „þín“ og Ölmu sem „okkar“.

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar þig, vinsamlega hafðu samband við rekstrarsvið félagsins fyrir frekari upplýsingar.

1. Tilgangur og lagaskylda

Félagið leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (persónuverndarlög), með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg eða nafnlaus teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem félagið safnar og vinnur

Við kunnum að safna persónuupplýsingum um þig í tengslum við samskipti okkar og eftir atvikum leigusambands. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka aðila og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli sambands þíns við félagið.

Í tengslum við samskipti okkar við þig kunnum við að vinna með ýmsar persónuupplýsingar, s.s.:

  • samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
  • upplýsingar um skuldastöðu og lánstraust;
  • reikningsupplýsingar;
  • upplýsingar um tekjur og greiðslusögu;
  • samskiptasaga,
  • meðmæli;
  • sakavottorð;

Auk framangreindra upplýsinga, kann félagið einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té, s.s. um kvartanir, sem og aðrar upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá þér. Í þeim tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa þig um slíkt.

Aflað er upplýsinga frá Motus og úr Creditinfo í tengslum við skuldastöðu og lánstrausts.

4. Hvers vegna söfnum við og vinnum persónuupplýsingar og á hvaða grundvelli?

Þær persónuupplýsingar sem við vinnum um þig eru fyrst og fremst unnar á grundvelli leigusamnings félagsins við þig. Það á t.a.m. við um samskiptaupplýsingar þínar þannig að okkur sé kleift að hafa samband við þig.

Persónuupplýsingar kunna jafnframt að vera unnar á grundvelli beiðni um að gera samning við félagið. Það kann t.a.m. að eiga við um upplýsingar sem unnar eru um meðmæli, lánstraust, skuldastöðu.

Þá kann að koma til þess að persónuupplýsingar um þig séu unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, s.s. varðandi sakavottorð.

Veitir þú félaginu ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að félagið getur ekki gert leigusamning við þig og/eða að félaginu sé ómögulegt að uppfylla skyldur sínar á grundvelli samnings.

Í þeim tilvikum þar sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu, er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til rekstrarsviðs.

Félagið skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

5. Miðlun til þriðju aðila

Félagið kann að miðla persónuupplýsingum um þig til verktaka og ráðgjafa vegna vinnu þeirra fyrir félagið. Þannig gæti persónuupplýsingum t.a.m. verið miðlað til utanaðkomandi aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu, en einnig til þjónustuaðila sem sjá um viðhald og viðgerðir í íbúðum okkar.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Félagið mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar. Félagið mun leitast við að upplýsa þig um flutning persónuupplýsinga til landa utan Evrópska efnahagssvæðisins. Engin slík miðlun fer fram í dag.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsmanna félagsins eða þriðja aðila.

6. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

7. Varðveisla á persónuupplýsingum

Félagið mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum. Félagið kann, í stað þess að eyða persónuupplýsingum, að gera þær ópersónugreinanlegar svo ekki sé unnt að rekja þær til ákveðins einstaklings.

Upplýsingum verður að meginstefnu til eytt innan fjögurra ára frá lokum samningssambands en þó kann að vera að upplýsingum verði eytt fyrr. Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveitt í 7 ár á grundvelli lagaskyldu.

Umsóknum um leiguíbúðir er eytt innan 3 mánaða.

8. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur

Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi.

9. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 8. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarstefnu þessarar eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við rekstrarsvið sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarstefnu þessari.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar

10. Samskipti við félagið

Hjá félaginu hefur rekstrarsvið umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar sviðsins:

Rekstrarsvið félagsins: personuvernd@al.is

Samskiptaupplýsingar um félagið:

Almenna leigufélagið ehf.
kt. 611013-0350
Suðurlandsbraut 30
108 Reykjavík

11. Endurskoðun

Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa tilkynnt þér á sama hátt og stefna þessi var kynnt.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 16.10.2018