Stefna Ölmu íbúðafélags hf. um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka
Alma íbúðafélag hf. (Alma) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika viðskiptamanna sinna og kortleggja áhættu í starfsemi félagsins með hliðsjón af ákvæðum laga nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.
Stefna þessi nær til allrar starfsemi félagsins í þeim tilfellum þar sem það telst tilkynningarskyldur aðili í skilningi 1. mgr. 3. gr., sbr. 1. mgr. 2. gr. laganna og sinnir viðskiptum eða öðrum aðgerðum sem falla undir gildissvið laganna.
1.Tilgangur og lagaskylda
Félagið leggur áherslu að uppfylla í hvívetna ákvæði laga og er stefna þessi byggð á lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.
Markmið laganna er að koma í veg fyrir peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka með því að skylda aðila sem stunda starfsemi er kann að verða notuð til peningaþvættis eða fjármögnunar hryðjuverka til að þekkja deili á viðskiptamönnum sínum og starfsemi þeirra og tilkynna um það til lögbærra yfirvalda vakni grunur um eða verði þeir varir við slíka ólögmæta starfsemi.
Starfssvið félaga í leigurekstri hefur verið skilgreint meðal þeirra sem kunna að verða notuð í slíkum tilgangi og ber Ölmu því að hlíta nánar tilgreindum ákvæðum laganna.
2. Aðgerðir á grundvelli laganna
Alma hefur látið framkvæma áhættumat á rekstri sínum og viðskiptum á grundvelli 5. gr. laganna, en matið er endurnýjað á tveggja ára fresti. Alma framkvæmir auk þess áreiðanleikakannanir á viðskiptamönnum sínum eftir því sem við á á grundvelli III. kafla laganna. Þá hefur Alma skipað ábyrgðarmann á grundvelli 34. gr. laganna.
3. Áhættumat
Alma hefur látið framkvæma áhættumat á rekstri sínum og viðskiptum í samræmi við 5. gr. laganna. Matið var framkvæmt af óháðum, utanaðkomandi aðila og var því lokið á árinu 2019. Áhættumatið verður uppfært ekki síðar en árið 2021 og hefur Alma innleitt verkferla sem tryggja að því verði sinnt, ásamt öðrum skyldum sem lögin leggja á félagið.
4. Áreiðanleikakannanir
Alma framkvæmir áreiðanleikakannanir í samræmi við III. kafla laganna í þeim tilvikum sem talin eru í 8. gr. Í starfsemi Ölmu er a-liður 1. mgr. 8. gr. laganna sérstaklega raunhæfur, þar sem félagið stofnar reglulega til nýrra viðvarandi samningssambanda í skilningi ákvæðisins. Á það við í upphafi leigusambands við viðskiptavini, en auk þess í þeim tilfellum þar sem Alma sinnir umsýslu fyrir leigusala.
Ferlið er ólíkt eftir því hvort viðskiptamenn Ölmu eru einstaklingar eða lögaðilar.
Í tilfelli einstaklinga er óskað eftir nánar tilgreindum upplýsingum sem Alma telur nauðsynlegar til að hefja viðskiptasamband, sbr. nánari lýsingu í persónuverndarstefnu félagsins. Auk þeirra upplýsinga er einstaklingum gert að framvísa viðurkenndum persónuskilríkjum í samræmi við a-lið 1. mgr. 10. gr. laganna. Afrit er tekið af skilríkjum og varðveitt í samræmi við 1. mgr. 28. gr. laganna.
Í tilfelli lögaðila er þeim gert að veita, auk þeirra upplýsinga sem Alma telur nauðsynlegar til að hefja viðskiptasamband, upplýsingar úr fyrirtækjaskrá ríkisskattstjóra eða sambærilegri opinberri skrá með heiti, heimilisfangi og kennitölu eða sambærilegum upplýsingum til að sanna á sér deili, í samræmi við ákvæði b-liðar 1. mgr. 10. gr. laganna. Þá er fyrirsvarsmanni lögaðila gert að sanna á sér deili með framvísun viðurkenndra persónuskilríkja í samræmi við sama ákvæði, sbr. og a-lið 1. mgr. 10. gr. laganna. Afrit er tekið af framangreindum gögnum og varðveitt í samræmi við 1. mgr. 28. gr. laganna.
5. Ábyrgðarmaður
Alma hefur tilnefnt ábyrgðarmann í samræmi við ákvæði 34. gr. laganna. Ábyrgðarmaður annast tilkynningar í samræmi við 21. gr. laganna auk annarra samskipta við skrifstofu fjármálagreininga lögreglu eftir því sem við á og hefur auk þess skilyrðislausan aðgang að áreiðanleikakönnun viðskiptamanna, viðskiptum eða beiðnum um viðskipti auk annarra nauðsynlegra gagna.
Ábyrgðarmaður Ölmu er Ingólfur Árni Gunnarsson, framkvæmdastjóri félagsins.
6. Persónuvernd
Alma leggur mikla áherslu á ítrustu fylgni við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og hefur sett sér ítarlega persónuverndarstefnu sem birt er opinberlega á vefsvæði félagsins. Öll vinna Ölmu sem lýst er í framangreindum ákvæðum tekur mið af því að ákvæðum persónuverndarlaga og persónuverndarstefnu Ölmu sé fylgt.
Til þess ber að líta að 28. gr. laga nr. 140/2018 gerir ráð fyrir varðveislu gagna og upplýsinga og sinnir Alma skyldum sínum á grundvelli ákvæðisins. Er þess þó gætt að safna ekki gögnum eða varðveita þau í meiri mæli en ákvæði laganna gera ráð fyrir.
Frekari upplýsingar um vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga hjá Ölmu má nálgast í persónuverndarstefnu félagsins.
7. Verklag og innri reglur
Framangreind upptalning er ekki tæmandi um aðgerðir af hálfu Ölmu á grundvelli laganna. Þannig gætir félagið að því að öllum öðrum skyldum sem lagðar eru á félagið sé sinnt eftir því sem við á. Félagið hefur sett sér verklagsreglur um framkvæmd framangreindra aðgerða og fylgni við lögin að öðru leyti, sem starfsfólki eru kynntar ítarlega. Þá veitir lögfræðingur félagsins starfsfólki ráðgjöf og fræðslu um efni laganna eftir því sem við á.
8. Samskipti við félagið
Hafa má beint samband félagið ef spurningar vakna um stefnu þessa eða aðgerðir félagsins á grundvelli laga nr. 140/2018. Samskiptaupplýsingar um félagið eru sem hér segir:
Alma íbúðafélag hf.
kt. 611013-0350
Sundagarðar 8
104 Reykjavík
al@al.is
9. Endurskoðun
Félagið getur frá einum tíma til annars breytt stefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða lagaumhverfi að öðru leyti. Stefnan er endurskoðuð eftir því sem þurfa þykir að mati félagsstjórnar.
Þessi stefna var sett og samþykkt af stjórn þann 23. janúar 2020.
