Polityka Alma Íbúðafélag hf. dotycząca środków przeciwko praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Alma íbúðafélag hf. (Alma) poświęciła się zapewnieniu wiarygodności swoich klientów i monitorowaniu ryzyka w działalności spółki, biorąc pod uwagę przepisy ustawy nr 140/2018 w sprawie środków przeciwko praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Polityka ta obejmuje całą działalność firmy w przypadkach, w których jest ona uważana za stronę podlegającą obowiązkowi zgłoszenia w rozumieniu ust. 1. Art. 3, por. ust. 1 art. 2 ustawy i prowadzi działalność gospodarczą lub inne operacje, które wchodzą w zakres ustawy.
1.Cel i obowiązek prawny
Firma koncentruje się na przestrzeganiu wszystkich przepisów prawa, a niniejsza polityka opiera się na ustawie nr 140/2018 w sprawie środków przeciwko praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Celem ustawy jest zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu poprzez zobowiązanie podmiotów, które angażują się w działalność, która może być wykorzystywana do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, do znajomości tożsamości swoich klientów i ich działalności oraz do zgłaszania tego właściwym organom, jeśli pojawią się podejrzenia lub świadomość takich nielegalnych działań.
Obszar działalności firm zajmujących się wynajmem został zdefiniowany jako jeden z tych, które mogą być wykorzystywane do takich celów, w związku z czym Alma jest zobowiązana do przestrzegania bardziej szczegółowo określonych przepisów prawa.
2. Działania oparte na przepisach prawa
Alma przeprowadziła ocenę ryzyka swojej działalności na podstawie art. 5 ustawy, przy czym ocena ta jest odnawiana co dwa lata. Alma przeprowadza również należytą staranność wobec swoich klientów, stosownie do okoliczności, na podstawie III. rozdziału ustawy. Alma wyznaczyła również gwaranta na podstawie art. 34. ustawy.
3. Ocena ryzyka
Alma przeprowadziła ocenę ryzyka związanego z prowadzoną działalnością zgodnie z art. 5 Ustawy. Ocena została przeprowadzona przez niezależny podmiot zewnętrzny i została zakończona w 2019 roku. Ocena ryzyka zostanie zaktualizowana nie później niż w 2021 r., a Alma wdrożyła procesy robocze w celu zapewnienia jej przeprowadzenia, wraz z innymi obowiązkami, które prawo nakłada na spółkę.
4. Należyta staranność
Alma przeprowadza należytą staranność zgodnie z punktem III. ustawy w przypadkach, o których mowa w art. 8. W działalności Almy punkt a ustępu 1. Art. 8 ustawy jest szczególnie praktyczny, gdyż spółka regularnie nawiązuje nowe trwające stosunki umowne w rozumieniu tego przepisu. Ma on zastosowanie na początku stosunku najmu z klientami, ale także w przypadkach, gdy Alma wykonuje czynności administracyjne na rzecz wynajmującego.
Proces ten różni się w zależności od tego, czy klienci Alma są osobami fizycznymi czy prawnymi.
W przypadku osób fizycznych wymagane są bardziej szczegółowe informacje, które Alma uważa za niezbędne do rozpoczęcia relacji biznesowych, por. dalszy opis w polityce prywatności firmy. Oprócz tych informacji osoby fizyczne są zobowiązane do przedstawienia zatwierdzonych dokumentów tożsamości zgodnie z punktem a ustępu 1. Artykuł 10 ustawy. Kopia dowodu tożsamości jest wykonywana i przechowywana zgodnie z ust. 1. Artykuł 28 ustawy.
W przypadku osób prawnych są one zobowiązane do dostarczenia, oprócz informacji, które Alma uzna za niezbędne do nawiązania relacji biznesowych, informacji z rejestru spółek Szwedzkiego Urzędu Skarbowego lub podobnego rejestru publicznego z nazwą, adresem i numerem ubezpieczenia społecznego lub podobnych informacji potwierdzających ich tożsamość, zgodnie z punktem b ustępu 1 artykułu 10 ustawy. Przedstawiciel osoby prawnej jest również zobowiązany do udowodnienia swojej tożsamości poprzez przedstawienie autoryzowanych dokumentów tożsamości zgodnie z tym samym przepisem, por. i lit. a ust. 1 art. 10 ustawy. Kopia wyżej wymienionych danych jest wykonywana i przechowywana zgodnie z ust. 1. Art. 28 ustawy.
5. Gwarant
Alma wyznaczyła gwaranta zgodnie z przepisami art. 34 ustawy. Osoba odpowiedzialna obsługuje powiadomienia zgodnie z art. 21 ustawy, a także inną komunikację z policyjnym biurem analiz finansowych, a także ma bezwarunkowy dostęp do należytej staranności klienta, transakcji lub wniosków o transakcje, a także innych niezbędnych danych.
Gwarantem Almy jest Ingólfur Árni Gunnarsson, dyrektor zarządzający spółki.
6. Prywatność
Alma kładzie duży nacisk na ścisłe przestrzeganie ustawy nr 90/2018 o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych i przyjęła szczegółową politykę ochrony danych osobowych, która jest publicznie publikowana na stronie internetowej spółki. Wszystkie działania Almy opisane w powyższych postanowieniach uwzględniają przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie prywatności i polityki prywatności Almy.
W tym celu należy wziąć pod uwagę, że art. 28 ustawy nr 140/2018 przewiduje ochronę danych i informacji, a Alma wypełnia swoje obowiązki w oparciu o ten przepis. Należy jednak uważać, aby nie gromadzić danych ani nie przechowywać ich w większym zakresie, niż wymagają tego przepisy prawa.
Więcej informacji na temat przetwarzania i przechowywania danych osobowych w Alma można znaleźć w polityce prywatności spółki.
7. Procedury i zasady wewnętrzne
Powyższa lista nie wyczerpuje działań podejmowanych przez Alma na podstawie przepisów prawa. W ten sposób spółka zapewnia, że wszystkie inne obowiązki nałożone na spółkę są odpowiednio wypełniane. Spółka ustanowiła procedury realizacji wyżej wymienionych działań oraz przestrzegania prawa w innych aspektach, które są szczegółowo przedstawiane pracownikom. Prawnik firmy zapewnia również doradztwo i edukację pracowników w zakresie prawa w stosownych przypadkach.
8. Komunikacja z firmą
W przypadku pytań dotyczących niniejszej polityki lub działań firmy w oparciu o ustawę nr 140/2018 można skontaktować się bezpośrednio z firmą. Dane kontaktowe firmy są następujące:
Alma íbúðafélag hf.
NIP. 611013-0350
Sundagarðar 8
104 Reykjavík
al@al.is
9. Audyt
Spółka może od czasu do czasu zmieniać niniejszą politykę zgodnie ze zmianami w odpowiednich przepisach lub otoczeniu prawnym w innych aspektach. Polityka jest zmieniana w razie potrzeby w opinii zarządu.
Niniejsza polityka została ustanowiona i zatwierdzona przez zarząd 23 stycznia 2020 r.
