Starfsreglur endurskoðunarnefndar

Reglur um endurskoðunarnefnd Ölmu íbúðafélags hf.

1. gr. Endurskoðunarnefnd

Endurskoðunarnefnd starfar undir stjórn Ölmu íbúðafélags hf., kt. 611013-0350 (félagið). Reglur þessar byggja á IX. kafla A. laga nr. 3/2006 um ársreikninga og eru gerðar með hliðsjón af leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja.

2. gr. Nefndarmenn

Endurskoðunarnefnd er skipuð af stjórn félagsins eigi síðar en mánuði eftir aðalfund. Nefndarmenn skulu vera þrír og óháðir endurskoðanda félagsins. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og skulu framkvæmdastjóri félagsins og aðrir stjórnendur þess ekki eiga sæti í nefndinni.

Nefndarmenn skulu búa yfir viðeigandi þekkingu og reynslu og skal að minnsta kosti einn þeirra hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila og endurskoðunar.

Nefndarmenn eru bundnir trúnaði um hver þau málefni sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn. Þagnarskyldan helst þó látið sé af störfum fyrir félagið.

3. gr. Hlutverk endurskoðunarnefndar

Hlutverk endurskoðunarnefndar nær til allra félaga innan samstæðu Ölmu íbúðafélags. Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á eftirfarandi verkefnum:

1. Eftirlit með endurskoðun ársreikninga og samstæðureikninga og yfirferð áætlana ytri endurskoðenda og vinnuferla við reikningsskil.
2. Mat á óhæði ytri endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis. Hvað þetta varðar ber endurskoðanda árlega að gera endurskoðunarnefnd grein fyrir störfum sínum og óhæði, og skila skriflegri skýrslu um mikilvæg atriði sem fram hafa komið við endurskoðunina.
3. Endurskoðunarnefnd skal setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki.
4. Eftirlit með því hvort innra eftirlit og áhættustýring sé í samræmi við stefnu félagsins. Í því felst m.a. að fyrirkomulag innra eftirlits sé formlegt, skjalfest og að framkvæmdar séu reglulegar úttektir á áhættuþáttum félagsins og ferli við að stýra þeim.

Til að sinna hlutverki sínu skal endurskoðunarnefnd hafa óheftan aðgang að öllum gögnum félagsins sem nauðsynleg eru í því skyni. Starfsmönnum, stjórnarmönnum og endurskoðendum ber að aðstoða endurskoðunarnefnd við að nálgast umbeðin nauðsynleg gögn. Afrit af upplýsingabeiðnum skulu berast framkvæmdastjóra.

Hlutverk endurskoðunarnefndar takmarkast við ofangreind verkefni. Nefndin ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreiknings, sem eðli málsins samkvæmt falla undir verksvið stjórnar og framkvæmdastjóra.

Endurskoðunarnefnd skal hafa heimildir og fjárhagslegt svigrúm til að leita sér ráðgjafar eins og hún telur nauðsynlegt til að geta uppfyllt skyldur sínar.

4. gr. Fundir

Formaður endurskoðunarnefndar boðar nefndarmenn á fundi og stýrir þeim. Endurskoðunarnefnd ber að starfa samkvæmt starfsáætlun sem hún setur sér fyrir hvert starfsár. Nefndin skal að jafnaði funda á hverjum ársfjórðungi til að fara yfir ársfjórðungsuppgjör og ársreikninga. Formaðir skal boða nefndarmenn á fundi ef einhver nefndarmanna, stjórnarformaður félagsins, endurskoðandi eða framkvæmastjóri krefst þess.

5. gr Samskipti við stjórn

Endurskoðunarnefnd skal árlega skila skýrslu um störf sín til stjórnar félagsins. Þá hefur stjórn aðgang að svæði endurskoðunarnefndar á vefgátt félagsins.

6. gr. Endurskoðun á reglum og samþykki stjórnar

Stjórn samþykkir starfsreglur endurskoðunarnefndar með undirritun sinni.

Samþykkt af stjórn Ölmu íbúðafélags þann 29. júní 2020.